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むだに悩んでません? | |
発行日時:2007年9月11日 | マガジンNo.2007091122520000552 |
こんにちは。 猪木直哉です。 みなさん、「上司、お客さんに喜ばれる、スーパーメール術。」も 無事2号目をお出しすることができました。 初回からご購読くださった方、今回から読まれる方も、 本当に感謝です。 ありがとうございます。 さて、2号目からはいきなり本題にはいります。 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 「新人でも上司、顧客が喜ばれる簡単メール術」 *Eメール文章の作成の基本その2 「若手の悩み?基本的なビジネスメールのルールとマナー。」 みなさんは、メール作成に悩まれていますでしょうか? ベテランの方はタイピングに時間がかかったり、 若手は国語能力が未熟だったり、様々な悩みがあると思います。 中には「メールを打つのに適切な日本語がわからないよ!」とか、 「こんな文章じゃ相手に不快 感を与えてしまうんじゃないか。」 なんて余計な事考えてしまう、 方もいらっしゃるんじゃないんでしょうか? そんな中で本日は、同じような悩みを持つ同僚の、 新人社員のK君のお話をします。 彼は、僕と同い年で僕より入社が1年遅いのですが、 電話対応もバッチリ、色んな雑務もそつなくこなすのに、 彼には唯一苦手なことがありました。 それはFAXやメールによる、文書としてお客様に伝言するときです。 時には1~2時間悩んでいて、上司に叱られるときもあります。 本人は「お客さんが怒ったらどうしよう。」とか「うまく文章表現ができない。」 とか悩んでいるんです。 ですが、本人は電話対応とかは先輩の僕から見ても関心するほど丁寧で 言わば丁寧すぎるぐらいの口調なんです。 あくまでも例ですが、 「はい!お電話ありがとうございます。〇〇物産のKです。」 といった具合に、良いモデルになるぐらいに丁寧なんです。 たしかにメールは活字になる分、一歩間違えば表現が冷たすぎてしまったり、 ときには相手を怒らせてしまうこともありえるかも知れません。 ですが、先程のKくんの丁寧な口調+前回お話した「相手の立場で考える」で、 間違いなくお客さんから、喜ばれるメールは作成できます! たとえば、 ---------------------------------------------------------------- (株)〇〇御中 〇〇部長様 いつもお引き立ていただき、誠にありがとうございます。 〇〇物産のKでございます。 先日は、弊社にご来社いただき誠にありがとうございます。 さて本日は、〇〇の件で確認させて頂きたく、メール致しました。 本来ならばお電話を差し上げてようと思ったのですが、 夜分遅くという事もありましたので、 メールで大変恐縮ですが ご了承いただけます様お願い申し上げます。 ---------------------------------------------------------------- 上記のように、その場の状況を踏まえてメールすることで、 読み手は相手がどれだけ自分に対して、恩恵をもっているか、 自分の事をどれだけ考慮しているのかイメージ付けする事ができます。 メールというのは、前回で述べたように、 確かに基本的なルールみたいな物はありますが、 それはもう世の中に出回ってる書物、 他の人のメール文章を真似てしまえばまったく問題はありません! 何が言いたいのかと言うと、メールにおいては情報のスピード、 コミュニケーションの円滑化が求められ、相手を気遣う事が一番大切なものなので、 Kくんのように基本的な対話能力ができていれば、文章能力はまったく問題ないんです! だって電話対応そのままメール文章にしてしまえばいいのだから・・・ ですから、メール作成で悩んでる方のほとんどに欠けているのが、 結局のところ「自信」だとおもいます。 ですが皆さん、大丈夫です。勇気をだして一歩踏み出してください。 上記の様な、基本的な事をしっかりおさえておけば、 必ず相手は気に留めてくれると思います。 今日はこんな感じです。 みなさん最後まで、お付き合いしてくださって、本当に感謝です。 どうもありがとうございました。 ぜひ感想やご意見がありましたら、 info.imc.jp@gmail.com までなんでもいいので、メール頂けたらなと思います。 ---------------------------------------- 上司、お客さんに喜ばれる、スーパーメール術。 発行システム:『まぐまぐ!』 http://www.mag2.com/ 配信中止はこちら http://www.mag2.com/m/0000241946.html ---------------------------------------------------------------------- みなさん最後まで、お付き合いしてくださって、本当に感謝です。 どうもありがとうございました。 |